Informativa relativa al trattamento dei dati personali

AIMS International Italia Srl (anche indicata come "AIMS") è il Titolare del trattamento dei dati personali. AIMS, con sede a Milano in Corso Venezia 45, svolge la propria attività di Ricerca e Selezione di Personale secondo i principi del codice etico professionale impegnandosi contestualmente a prendersi cura dei dati personali di cui è in possesso, proteggendoli e tutelandoli nel rispetto della normativa privacy vigente (Reg. UE 2016/679, D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018) come descritto in questa Informativa.

Ai fini di una miglior comprensione di questa informativa:

• quanto riportato nel presente documento si riferisce al sito ourjobs.it ("Sito") e non anche ad altri siti web eventualmente consultabili tramite link;
• quando si utilizza il termine "Candidato" si fa riferimento alla persona che si è registrata ai servizi AIMS sul Sito, o che comunque è entrata in contatto con AIMS per l'interessamento a nuove opportunità professionali;
• quando si utilizza il termine "Utente" si fa riferimento a qualunque persona che visiti o navighi nel Sito, senza aver proceduto alla registrazione;
• i soggetti appartenenti a entrambe le categorie, Candidati e Utenti, possono essere indicati nel documento anche come "Interessati";
• quando si utilizza il termine "Clienti" si fa riferimento ad aziende e organizzazioni che commissionano ad AIMS ricerche di personale da inserire nei propri organici.

I dati personali che AIMS tratta provengono:

• direttamente dai Candidati, forniti prevalentemente al momento della registrazione al Sito, attraverso l’invio del CV. Alcuni dati, inoltre, possono essere forniti in fasi successive del processo di selezione (ad es., attraverso colloqui, interviste, sessioni di valutazione svolte a seguito della compilazione di questionari).
• da ricerche svolte dai consulenti AIMS attraverso strumenti e canali specificamente dedicati alle attività di recruiting (es. Linkedin).

Le tipologie di dati che AIMS tratta riguardano:

• dati identificativi e di contatto;
• dati relativi a studi e formazione, alla carriera e all’inquadramento professionale;
• Informazioni sul trattamento economico al momento della partecipazione alla selezione;
• risposte a questionari utilizzati per la valutazione delle competenze

Si tratta di informazioni quali ad esempio nome, cognome, titolo di studio, foto, esperienza professionale, indirizzo di residenza, e-mail, numero di telefono, o altre informazioni raccolte durante la fase di selezione del candidato tramite colloqui o somministrazione di questionari.

AIMS non tratta dati appartenenti alle categorie particolari (es. dati sensibili) e suggerisce ai Candidati di non inserire tali informazioni nel CV. Qualora fossero presenti AIMS si asterrà dal trattarli e potrà richiedere l’invio di un nuovo CV che non contenga tali informazioni.

AIMS può, inoltre, raccogliere alcuni dati personali da tutti coloro (Utenti) che visitano e navigano nel sito. In tali casi i dati degli Utenti possono essere oggetto di una trasmissione dati implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (quali, ad es., nomi di dominio, indirizzi IP, sistema operativo utilizzato, tipo di device o di browser utilizzati per la connessione). Per maggiori informazioni su questa tipologia di dati ti invitiamo a consultare qui la nostra cookie policy.

Finalità del trattamento

I dati personali dei Candidati sono trattati per conseguire l’obiettivo fondamentale della missione di AIMS, ovvero di effettuare attività di ricerca, individuazione e selezione di personale interessato alle posizioni lavorative offerte dalle aziende Clienti di AIMS

Nello specifico i dati personali dei Candidati sono raccolti e trattati per lo svolgimento delle seguenti attività:

1. effettuare un esame del profilo professionale del Candidato che di libera iniziativa si è registrato nel Sito;
2. valutare il Candidato nell’ambito di una ricerca a cui si è registrato spontaneamente o dopo un primo contatto con AIMS;
3. proporre al Candidato ulteriori posizioni aperte, anche in futuro, diverse da quella iniziale per la quale si era proposto;
4. contattare i Candidati per consentire l’aggiornamento dei dati personali;
5. rendere fruibili agli Utenti i servizi on-line di AIMS;
6. previo consenso da parte del Candidato, acquisire informazioni relative alle referenze professionali presso precedenti datori di lavoro e - in via eventuale - comunicarle alla società per la quale è in corso la ricerca.

Basi giuridiche del trattamento

In relazione ai punti a, b, e delle Finalità:

• Attuazione degli obblighi pre-contrattuali e contrattuali assunti dal Titolare nei confronti degli Interessati per fornire:
  • i servizi di selezione al candidato che aderisce a offerte lavorative presentate da AIMS
  • I servizi di navigazione e registrazione all’interno del sito, ad esempio per il caricamento del proprio CV, e per monitorare le nuove offerte pubblicate

In relazione ai punti c, d delle Finalità:

• Legittimo interesse del Titolare
  La missione di AIMS è quella di far incontrare offerta e domanda di lavoro qualificato. AIMS realizza la propria attività di selezione con efficienza e professionalità, considerando la ragionevole aspettativa degli interessati ad essere contattati anche per future proposte e per l’aggiornamento dei dati. Al riguardo AIMS ha effettuato una specifica valutazione per accertare che i diritti e le libertà fondamentali degli Interessati non prevalgano sul legittimo interesse di AIMS, fermo restando l’impegno ad agevolare in ogni modo l’esercizio dei diritti riconosciuti, in particolare il diritto di opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.

In relazione al punto f delle Finalità:

• Consenso dell’interessato (art. 6.1. GDPR)

Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati - Diffusione

Per il perseguimento delle finalità di cui sopra, AIMS necessita di condividere i dati personali con alcune categorie di soggetti. In particolare, i dati possono essere trasferiti a:

• personale AIMS, consulenti interni ed esterni, che effettuano trattamenti in qualità di soggetti autorizzati dal Titolare;
• soggetti terzi, appositamente nominati responsabili del trattamento, che tratteranno i dati con l'unica finalità di garantire l'esecuzione dei servizi resi da AIMS attraverso la messa a disposizione di strumenti, applicativi, infrastrutture tecniche e piattaforme di valutazione (ad esempio, fornitori di servizi strumentali alla gestione/manutenzione del sito, società di invio comunicazioni elettroniche per l'aggiornamento dei dati, etc.);
• soggetti terzi che tratteranno i dati in qualità di titolari del trattamento (ad es., Clienti che commissionano ad AIMS ricerche di personale da inserire nei propri organici);
• Autorità competenti per eventuali adempimenti di obblighi di legge e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta.

L'elenco dei responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede legale di AIMS.
I dati raccolti non saranno oggetto di diffusione.

Trasferimento dati verso un paese terzo e/o un'organizzazione internazionale

AIMS non trasferisce i dati di natura personale all'estero (all'interno o all'esterno dell'Unione Europea). Tuttavia, alcuni soggetti terzi, fornitori di servizi, potrebbero avere i propri server collocati fisicamente all'estero come nel caso, ad esempio, di “server provider”. In tali eventualità, il trasferimento di dati all'estero avverrà esclusivamente nell'ambito e nel rispetto della normativa vigente.

Modalità del trattamento, periodo e luogo di conservazione dei dati personali

Escludendo i dati di navigazione, il conferimento dei dati è facoltativo e l'eventuale rifiuto non comporta alcuna conseguenza per gli Interessati tranne l'impossibilità di AIMS di prestare i servizi richiesti.
I dati conferiti dagli Interessati saranno oggetto di trattamento mediante procedure sia manuali sia informatizzate e verranno conservati in una forma che consenta identificazione degli stessi per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati.

Il periodo massimo di conservazione è fissato in cinque anni a partire dall'ultimo contatto interattivo. Tale periodo corrisponde ad un ciclo professionale, ovvero il periodo che permette ad AIMS di seguire l'Interessato nel suo sviluppo di carriera segnalando proposte professionali pertinenti ed evolutive.
Terminato il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati dai sistemi e dagli archivi documentali di AIMS, salvo che normative o altri regolamenti a cui potrebbe essere sottoposta impongano una conservazione per periodi più lunghi.
I trattamenti dei dati raccolti hanno luogo presso la sede del Titolare (o anche presso altri uffici presenti sul territorio nazionale di cui dispone) ovvero presso le sedi dei soggetti esterni individuati da AIMS quali Responsabili del trattamento.

Uso di strumenti di intelligenza artificiale

Nell'ambito del processo di selezione, il Titolare può avvalersi di strumenti di Intelligenza Artificiale a supporto della redazione dei report di candidatura destinato alle aziende clienti che hanno commissionato la ricerca.

Tali strumenti elaborano esclusivamente le informazioni fornite dal candidato e quelle raccolte nel corso del colloquio di selezione, svolgendo una funzione di ausilio all'attività dei consulenti, senza in alcun modo sostituirla. Ogni elaborazione è sempre sottoposta a revisione e approvazione da parte di un consulente umano prima di qualsiasi trasmissione.

L'utilizzo di questi strumenti non comporta decisioni automatizzate nei confronti del candidato, né produce effetti giuridicamente rilevanti sulla sua posizione, in conformità con il Regolamento UE 2016/679 – GDPR, art. 22.

Gli Interessati possono far valere i propri diritti, come stabilito dal GDPR, rivolgendosi:

• direttamente a AIMS International Italia Srl Società Benefit, Corso Venezia, 45, 20121 Milano
• scrivendo all’indirizzo e-mail: privacy@aimsitalia.com, oppure
• scrivendo al Responsabile per la protezione dei dati di AIMS: dpo.privacy@aimsitalia.com.

In qualunque momento gli interessati potranno:

• accedere ai propri dati personali chiedendo informazioni circa le finalità, le categorie dei dati trattati, i destinatari cui i dati saranno comunicati e il periodo di conservazione; potranno altresì rettificarli, cancellarli o limitarne il trattamento;
• opporsi al trattamento dei dati a meno che il Titolare dimostri: 1. l'esistenza di motivi legittimi cogenti che prevalgono su quelli dell'Interessato, oppure, 2. l'esistenza di un accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• revocare il consenso, qualora sia la base giuridica del trattamento (allo stato AIMS non effettua trattamenti basati sul consenso);
• essere informati dell'esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento in un paese terzo o a un'organizzazione internazionale;
• chiederne la portabilità, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
• proporre reclamo all’Autorità di controllo nazionale (Garante Privacy) qualora ritengano che il trattamento dei dati personali violi il Reg. UE 2016/679.